Für viele Unternehmen stellen die Vergütungskosten mit Abstand den größten betriebswirtschaftlichen Kostenblock dar. Trotzdem wird das Thema Vergütung oft stiefmütterlich behandelt, besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Angesichts des zunehmen starken Wettbewerbs um Talente und der steigenden Erwartungshaltung an eine faire und verständliche Vergütung seitens der Arbeitnehmenden braucht es ein verständliches und gerechtes Vergütungssystem.
Fehlende Expertise führt zu Unzufriedenheit
Unsere Erfahrungen zeigen, dass Vergütungsentscheidungen in KMUs überwiegend der Einzelfall im Vordergrund steht. Die Festlegung der Vergütung liegt hierbei meist im Ermessen des Inhabers oder der Geschäftsleitung. Daraus folgern nicht automatisch schlechte Entscheidungen, doch fehlende Kenntnisse im Vergütungsmanagement führen oft zu typischen Fehlern, welche vor allem zu Unzufriedenheit der Arbeitnehmenden und letztlich auch zu erhöhten Kosten für das Unternehmen führen.
Die konsequente Umsetzung von wenigen einfachen Grundsätze kann viele der gängigen Fehler in Vergütungsentscheidungen zumindest stark reduzieren. Im Folgenden werden fünf typische Fehler dargelegt, welche besonders in KMUs häufig vorkommen. Da variable Vergütungen in KMUs in der Regel deutlich weniger eine Rolle spielen als in Großunternehmen, beschränken sich unsere Empfehlungen auf das Grundgehalt (oft auch einfach als «der Lohn» bezeichnet).
Fehler #1 Versteckte Kosten individueller Vergütungspakete
In der Regel rekrutieren KMUs bedarfsorientiert und organisch; sprich die Arbeitsstelle wird auf den rekrutierten Mitarbeitenden zugeschnitten. Die Entscheidung für eine «angemessene» Vergütung orientiert sich dabei vorrangig an der Person, die eingestellt wird. Es fehlt also oftmals ein einheitlicher Rahmen auf Seiten des Unternehmens, nachdem festgelegt wird, wieviel Lohn für welche Tätigkeit angeboten werden soll. Zusätzlich erhalten verhandlungsstarke Personen in einem solchen Umfeld tendenziell höhere Vergütungspakete.
Die negativen Folgen davon werden insbesondere bei wachsenden Unternehmen deutlich. Über die Zeit führen in solchen Unternehmen immer mehr Mitarbeitende ähnliche oder vergleichbare Tätigkeiten aus, erhalten aber unterschiedliche Gehälter, was nicht schlüssig erklärt werden kann. Neben dem rechtlichen Anspruch auf eine «gerechte» Entlohnung fordern auch immer mehr Arbeitnehmende «fair empfundene» Löhne. Dabei zeigt sich, dass die Löhne der Arbeitskollegen eine deutlich wichtigere Rolle einnehmen als externe Vergleiche mit anderen Unternehmen.
Fehler #2 Alter als der zentrale Lohntreiber
In vielen Unternehmen besteht auch heute noch ein starker Alters- bzw. Dienstaltersbezug. Gerade aufgrund des technologischen und wirtschaftlichen Wandels und der damit verbundenen kürzeren Nutzbarkeit des Wissens geraten solche Senioritätsaspekte jedoch zunehmend in den Hintergrund. Die Anwendung eines solchen Prinzips beinhaltet im Grunde die immanente Gefahr einer Altersdiskriminierung auf Kosten der jüngeren Mitarbeitenden sowie einer indirekten Diskriminierung von Frauen. Letztere sind nach wie vor deutlich häufiger als Männer mit längeren beruflichen Unterbrüchen konfrontiert (bspw. durch Abwesenheiten während der Kindesbetreuung). Daher erhalten Frauen sowie junge, fähige Mitarbeitende in (dienst-)altersbasierten Vergütungssystemen im Vergleich zu ihren Peers erst später den ihren Fähigkeiten und Kompetenzen angemessenen Lohn.
Fehler #3 Keine Differenzierung von «Leistung»
Es besteht ein breiter Konsens hinsichtlich der Aussage «bessere Leistung führt zu besserer Vergütung». Geht es jedoch darum, konkret festzulegen, welche Art von Leistung welche Art von Vergütung beeinflussen soll, wird die Diskussion deutlich spannender. Dies zeigt sich in erster Linie in einer heterogen gelebten Marktpraxis. Gerade kleinere Unternehmen blicken auf das Jahr zurück und honorieren «gute» Leistungen mit Lohnerhöhungen. Gute Leistungen werden dabei auch gerade in kleinen Unternehmen wenig differenziert. Ob der persönliche Einsatz des Mitarbeitenden, dessen Fähigkeiten, das Teamwork oder andere auch externe, nicht beinflussbare Faktoren ausschlaggebend waren, wird kaum untersucht. Eine Lohnerhöhung führt jedoch in jedem Fall zu höheren fixen Kosten, egal ob die «gute» Leistung sich wiederholt oder nicht.
Fehler #4 Falsche Kommunikation
Es zeigt sich immer wieder, dass die Kommunikation von Vergütungsentscheidungen in KMUs ebenfalls ein vernachlässigtes Thema darstellt. Für die Mitarbeitenden ist die Vergütung nicht nur existentiell, sondern vielfach auch eines der wichtigsten Anerkennungs- und Wertschätzungszeichen. Die Wertigkeit der eigenen Arbeit wird mit dem Lohn vermittelt. Doch die Kommunikation in Vergütungsthemen umfasst nicht nur die Mitteilung zum Lohn oder der Lohnerhöhung, sondern beginnt bereits beim Aufbau der Erwartungshaltung. Viele Entscheidungsträger sind sich dem nicht bewusst und kommunizieren entsprechend zu wenig und zu wenig klar. Mitarbeitende wissen daher oft nicht einmal, was für ein Lohnsystem das Unternehmen hat («weshalb verdiene ich das, was ich verdiene?») oder was die Einflussfaktoren für eine Lohnerhöhung sind («was kann ich tun, damit mein Lohn steigt?»). Darüber hinaus kommunizieren viele Entscheidungsträger desselben Unternehmens nicht gleich, weil sie selber auch kein einheitliches Verständnis des Vergütungssystems haben. Die Konsequenz ist eine abnehmende Arbeitsmotivation, da der Zusammenhang zwischen der geleisteten Arbeit und der Vergütung unklar ist.
Fehler #5 Fehlende Mittel und Instrumente
Zuletzt lässt sich vielfach feststellen, dass in KMUs die Mittel fehlen, mit denen Vergütungsentscheidungen getroffen und abgesichert werden können. Auch fehlen oftmals einheitlich dokumentierte Richtlinien und Regeln sowie Instrumente zur Leistungsbemessung. Gerade in diskretionären Vergütungssystemen sind solche Mittel als Orientierungswert wichtig und agieren als Instrumente zur Überprüfung der eigenen Vergütungsentscheidungen. Zudem unterstützt ein regelmäßiges «Controlling» eine mit den Regeln konsistente Umsetzung von Vergütungsentscheidungen und fördert so die Lohngerechtigkeit. Auffälligkeiten können so rechtzeitig erkannt und gezielt angegangen werden.
Fazit: Mit den richtigen Lösungsbausteinen lässt sich viel erreichen
Um den Fehlern entgegenzuwirken braucht es Klarheit über die unternehmensinternen Funktionen und deren Anforderungen als Basis für ein sinnvolles Vergütungsmanagement. Wenn auf dieser Basis ein Lohnrahmen erstellt und der Lohn vor allem für die relevanten Fähigkeiten für eine Funktion ausbezahlt wird und die bewusste und einheitliche Kommunikation dabei nicht vergessen geht, ist bereits viel richtig gemacht.
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