EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Was auf Unternehmen bis 2026 zukommt

EU-Ziel: Gleicher Lohn für gleiche Arbeit

„Gleicher Lohn für gleiche und gleichwertige Arbeit“ – dieses Prinzip soll die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 unionsweit durchsetzen. Ihr Ziel ist es, den Gender Pay Gap, also die durchschnittliche Einkommenslücke zwischen Frauen und Männern, zu reduzieren.

2017 führte Deutschland das Entgelttransparenzgesetz ein. Die geschlechtsspezifische Lohnlücke blieb nahezu unverändert. Nun sollen verschärfte Transparenzpflichten vor allem Arbeitgeber mit 100 bis 5.000 Mitarbeitenden betreffen.

Stand der Umsetzung in Deutschland (November 2025)

Das Bundesministerium arbeitet an einem Gesetzentwurf, der Anfang 2026 ins Verfahren gehen soll. Eine Expertenkommission beriet im Juli–November 2025 über eine praxisgerechte Umsetzung, legte Empfehlungen vor und stellte Maßnahmen zur Reduzierung bürokratischer Hürden vor. Noch ist kein nationales Gesetz verabschiedet, sodass Unternehmen sich in einer Übergangsphase mit vielen Fragezeichen befinden.

Ziel: Ab Juni 2026 sollen die ersten neuen Pflichten greifen.

Neue Transparenzpflichten: Das müssen Unternehmen erwarten

1. Gehaltsangaben im Bewerbungsverfahren

   Bewerber*innen können künftig Gehaltsinformationen verlangen. Die Abfrage früherer Gehälter ist verboten. Stellenausschreibungen sollten Gehaltsspannen enthalten, HR-Prozesse angepasst werden.

   Ziel ist es, faire Verhandlungen zu ermöglichen und bestehende Gehaltsungleichheiten nicht fortzuschreiben. In der Praxis bedeutet das, dass Stellenausschreibungen künftig Gehaltsspannen enthalten oder spätestens im Bewerbungsgespräch offengelegt werden müssen. Unternehmen sollten ihre Recruiting-Prozesse daran anpassen (z.B. Interviewleitfäden ändern und Personalverantwortliche schulen).

   
   

2. Individualanspruch auf Gehaltsauskunft

   Jeder Mitarbeitende kann Auskunft über das eigene Gehalt und den Durchschnitt vergleichbarer Kolleginnen (geschlechterdifferenziert) verlangen. Arbeitgeber müssen dies jährlich kommunizieren und interne Prozesse definieren.

   
   

   Für HR heißt das: Es braucht klare interne Prozesse, um Auskunftsanfragen innerhalb der vorgesehenen Frist (max. 2 Monate laut Richtlinie) zu beantworten. Unternehmen sollten hierfür Daten zusammentragen, Vergleichsgruppen (gleichwertige Tätigkeiten) definieren und einen verantwortlichen Ansprechpartner benennen.

   
   

3. Offenlegung von Vergütungsparametern

   Betriebe ab 50 Mitarbeitenden müssen die Kriterien der Lohnfindung und beruflichen Entwicklung transparent machen. Das bedeutet, darzulegen, nach welchen objektiven, geschlechtsneutralen Maßstäben Gehälter festgelegt und erhöht werden (z.B. Qualifikation, Erfahrung, Verantwortung, Tarifgruppen). Empfehlenswert ist die Einführung von Stellenbewertungssystemen oder klaren Gehaltsbändern, falls nicht schon vorhanden, damit Unternehmen diese Vorgabe erfüllen können

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4. Regelmäßige Berichterstattung zum Gender Pay Gap

   Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten werden verpflichtet, periodisch Entgeltberichte zu erstellen, die verschiedene Kennziffern zur geschlechtsspezifischen Lohnstruktur enthalten. Diese Berichte müssen öffentlich zugänglich gemacht werden, etwa auf der Firmenwebsite.

   
   

   Die EU gibt einen gestaffelten Rhythmus vor:

   • Betriebe ≥ 250 Mitarbeitende: jährliche Berichte, erstmals im Jahr 2027

   • Betriebe 150–249 Mitarbeitende: alle 3 Jahre Berichtspflicht, beginnend 2027

   • Betriebe 100–149 Mitarbeitende: alle 3 Jahre ab 2031 (d.h. mit mehr Vorlaufzeit)

   
   

   Weist ein Bericht eine unerklärte Lücke von über 5 % zugunsten eines Geschlechts aus, muss das Unternehmen eine gemeinsame Lohngleichheitsüberprüfung mit der Arbeitnehmervertretung durchführen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.

   
   

5. Verstärkte Rechtsdurchsetzung

   Die Richtlinie sieht vor, dass Beschäftigte bei möglichen Equal-Pay-Verstößen leichter zu ihrem Recht kommen. Die Beweislast wird umgekehrt – im Streitfall muss der Arbeitgeber belegen, dass keine Lohndiskriminierung vorliegt. Zudem erhalten Betroffene Anspruch auf Nachzahlung der Differenz, Schadenersatz und Entschädigung für erlittene Nachteile.

   National müssen zudem abschreckende Sanktionen bei Verstößen eingeführt werden, etwa Geldbußen abhängig vom Unternehmensumsatz oder Ausschlüsse von öffentlichen Aufträgen bei schweren Verstößen. Für Arbeitgeber erhöht das den Haftungsdruck erheblich. Künftig sind interne Beschwerden oder Klagen wegen Entgeltungleichheit ernster zu nehmen, da finanzielle und reputative Risiken steigen.

Empfehlungen der Expertenkommission

Zeitpunkt der Einführung des Auskunftsrechts: Die EU verlangt die Umsetzung aller Vorgaben bis Juni 2026. Eine Mehrheit in der Kommission schlug jedoch vor, den individuellen Auskunftsanspruch erst ein Jahr später – im Juni 2027 – in Kraft zu setzen. Damit wollten die Experten Unternehmen mehr Vorbereitungszeit geben, um Daten und Prozesse aufzubauen. Ob dies politisch umsetzbar ist, bleibt fraglich, da es formal ein Überschreiten der EU-Frist bedeuten würde. Das Ministerium hat signalisiert, möglichst nicht von den EU-Inhalten abweichen zu wollen.

Kollektivvertraglich gebundene Unternehmen: Kontrovers diskutiert wurde, ob Tarifbetriebe Privilegien bekommen sollten. Zur Debatte stand eine „Angemessenheitsvermutung“, wonach Tarifentgelte grundsätzlich als EU-konform gelten. Dies hätte bedeutet, dass tarifgebundene Arbeitgeber eventuell geringere Nachweispflichten oder Ausnahmen bei Prüfungen haben. Eine eindeutige Empfehlung gab es hierzu nicht – die Positionen von Arbeitgeberverbänden (für einen Schutz tariflicher Regelungen) und Gewerkschaften (gegen Ausnahmen) blieben unversöhnlich. Es ist daher offen, ob das Gesetz Tarifunternehmen bevorzugt behandeln wird. Sicher ist aber: Tarifverträge stehen unter Beobachtung, denn laut EU-Recht dürfen auch sie keine diskriminierenden Strukturen festschreiben.

Begriff des Entgelts und Datenbasis: Ein eher technisches, aber für die Umsetzung wichtiges Thema ist die Frage, welche Lohnbestandteile in die Transparenzberichte einfließen. Die Kommission erörterte, ob man das tatsächlich gezahlte Entgelt („Ist-Entgelt“) oder das vereinbarte Zielgehalt (inkl. variablem Anteil) zugrunde legt. Die Mehrheit favorisiert offenbar das Ist-Entgelt, da es die realen Verdienstunterschiede abbildet, während eine Minderheit aus wissenschaftlicher Sicht das Zielentgelt vorschlägt. Diese Entscheidung hat erhebliche Auswirkungen auf die Datenerhebung und -aufbereitung in den Unternehmen – je nachdem, ob z.B. ausgezahlte Boni, Überstundenvergütungen etc. voll berücksichtigt werden müssen.

Weiterhin empfahl die Kommission, den Begriff der „weiteren Entgeltbestandteile“ (Sachbezüge, Prämien, Zulagen etc.) flexibel zu handhaben: Unternehmen sollen wählen dürfen, ob sie solche Extras summiert oder einzeln im Bericht ausweisen. Diese Öffnungsklausel soll den Aufwand reduzieren, da je nach Datenlage entweder eine Gesamtsumme aller Zusatzleistungen oder eine detaillierte Aufschlüsselung angegeben werden kann.

Ebenfalls positiv für die Praxis: Es soll keine fiktiven Vergleichspersonen mehr geben müssen, wenn es im Betrieb keine gegengeschlechtliche Vergleichsperson für einen Beschäftigten gibt. Bislang sah das deutsche Recht hier teils theoretische Vergleiche vor – ein Ansatz, von dem man zugunsten praxistauglicherer Lösungen abrücken will.

Für Unternehmen heißt das jedoch vorerst: Weiter Unsicherheit.

Bis der Gesetzesentwurf veröffentlicht wird (voraussichtlich Anfang 2026), bleibt unklar, wie genau z.B. das Verfahren für Auskunftsanfragen aussehen wird, ob es Sonderregeln für Tarifbetriebe gibt und welche Indikatoren exakt im Bericht stehen müssen.

HR-Verantwortliche sollten diese Entwicklungen aufmerksam verfolgen. Immerhin ist zu erwarten, dass der deutsche Gesetzgeber nicht über die EU-Mindestvorgaben hinausgehen wird (z.B. wird die Schwelle von 100 Mitarbeitenden für die Berichtspflicht wohl nicht gesenkt), um zusätzliche Bürokratie zu vermeiden. Die wichtigsten neuen Pflichten stehen also fest – die Detailfragen werden in den nächsten Monaten geklärt.

Herausforderungen für Unternehmen: Was ist zu tun?

Für Geschäftsführer, HR-Leiter und Personalmanager in mittelständischen Unternehmen heißt es nun, sich praktisch auf die kommenden Änderungen einzustellen.

Die Herausforderungen liegen dabei weniger im Grundsatz („Equal Pay“ bejaht wohl jeder), sondern im organisatorischen und technischen Aufwand, der mit der Erfüllung der neuen Pflichten einhergeht.

Einige zentrale To-dos und Tipps:

• Daten und IT-Systeme vorbereiten: Viele Firmen müssen erstmals detaillierte Gehaltsdaten geschlechterdifferenziert auswerten.

  
  

• Empfehlenswert ist ein Check der HR-IT:

  Sind alle relevanten Entgeltbestandteile erfasst und auswertbar?

  Müssen Schnittstellen (z.B. zwischen Lohnabrechnung und Personalverwaltung) verbessert werden, um Berichte zu generieren?

  Größere Unternehmen sollten ein Projektteam einsetzen, um die Datenanforderungen der Richtlinie zu übersetzen:

  Welche Kennzahlen können wir schon liefern, wo fehlen Daten?

  Oft müssen z.B. variable Boni, Sonderzahlungen oder Sachleistungen nacherfasst werden, wenn sie bislang nicht zentral dokumentiert waren.

  
  

• Analyse der Entgeltstrukturen: Nutzen Sie die Zeit bis 2026 für interne Gehaltsanalysen – idealerweise proaktiv, bevor die Pflichtberichte kommen. Es gibt bereits Tools und Methoden, um die geschlechtsspezifische Entgeltgleichheit im eigenen Haus zu prüfen.

  Das Bundesfamilienministerium (BMBFSFJ) stellt z.B. das kostenlose Excel-Tool Logib-D zur Verfügung, das auf statistischer Basis „bereinigte“ Entgeltlücken im Unternehmen sichtbar macht (unter Berücksichtigung von Faktoren wie Berufserfahrung, Ausbildung, Stellung). Auch andere Software-Lösungen oder Beratungsangebote (z.B. fair-compensation.eu, die erste deutsche speziell für die EU-Entgelttransparenz ausgelegte Lösung) helfen, Lohnunterschiede aufzudecken.

  Wichtig ist, frühzeitig Datenlücken zu identifizieren und erste Auswertungen durchzuführen. Denn bereits die Gehälter ab Januar 2026 fließen in den ersten Pflichtbericht zum Gender Pay Gap ein. So behalten Sie die Kontrolle und können eventuelle Probleme noch vor der gesetzlichen Pflicht beheben.

  
  

• Kriterien für „gleichwertige Arbeit“ festlegen: Eine praktische Hürde wird sein, Vergleichsgruppen für gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten zu definieren. Unternehmen sollten klare Jobprofile und Anforderungsniveaus erarbeiten, falls noch nicht geschehen. Ein objektives Stellenbewertungssystem (etwa Einstufungen nach Qualifikation, Verantwortung, Kompetenz) kann helfen, Tätigkeiten zu vergleichen. Solche Systeme sorgen dafür, dass Aufgaben mit gleichem Wert identifiziert werden – eine Grundlage, um später faire Vergütungsvergleiche anzustellen. Falls bereits Tarifverträge oder Haustarife mit definierten Entgeltgruppen existieren, sollten diese geprüft werde, ob sie alle von der Richtlinie geforderten Kriterien umfassen, ob sie jedes Kriterium einzeln werten und gewichten und ob geschlechtsspezifische Verzerrungen vorliegen. Im Zweifel lohnt es sich, Gleichstellungsbeauftragte oder Betriebsräte früh einzubinden, um Konsens über Vergleichskriterien zu erzielen.

  
  

• Prozesse für Auskunftsanfragen entwickeln: Ab Mitte 2026 (oder spätestens 2027) müssen Sie damit rechnen, dass Beschäftigte Gehaltsauskünfte einfordern. Unternehmen sollten einen geregelten Workflow vorbereiten:

  Wer nimmt die Anfrage entgegen?

  Wer prüft die Vergleichsdaten?

  Wie wird innerhalb 2 Monaten geantwortet?

  Überlegen Sie, ob Sie hierfür ggf. Musterantworten oder standardisierte Berichte vorbereiten können.

  
  

  Wichtig: Die Auskunft muss mindestens das eigene Entgelt und das Durchschnittsentgelt der Vergleichsgruppe, jeweils getrennt nach Frauen/Männern, umfassen. Achten Sie darauf, datenschutzkonforme Verfahren zu definieren – persönliche Daten anderer dürfen nicht unzulässig offengelegt werden. Falls es einen Betriebsrat gibt, ist zu klären, wie dieser einzubinden ist (nach geltendem Recht konnten Anfragen teils über den Betriebsrat gestellt werden; wie dies künftig geregelt wird, bleibt abzuwarten). Hier hilft es, die finalen Gesetzesregelungen genau zu studieren und ggf. Anpassungen in Betriebsvereinbarungen vorzunehmen.

  
  

• Reporting und Monitoring etablieren: Für Unternehmen ab 100 Mitarbeitenden ist die regelmäßige Entgeltbericht-Erstellung wohl die größte Herausforderung.

  Es empfiehlt sich, Testläufe durchzuführen: Wie würde unser Geschlechterbericht aussehen, wenn wir ihn jetzt erstellen müssten?

  So können Sie die Aufwands-abschätzung vornehmen (Personal, Zeit, Tools) und entscheiden, ob externe Unterstützung nötig ist. Möglicherweise werden Standard-Tools oder Templates von offizieller Seite angeboten – die Kommission hat der Bundesregierung jedenfalls empfohlen, begleitende Unterstützungsangebote für Unternehmen bereitzustellen.

  
  

  Halten Sie Ausschau nach Leitfäden, Webinaren oder Softwarelösungen, die in den nächsten Monaten veröffentlicht werden, wie z.B. die neue Web Plattform www.fair-compensation.eu . Für die Veröffentlichung der Ergebnisse (z.B. auf der Homepage) sollten Sie zudem eine Kommunikationsstrategie vorbereiten, da transparente Zahlen auch Fragen von Mitarbeitenden, Medien oder Kunden aufwerfen könnten.

  
  

• Schulung und Bewusstseinsbildung: Die neuen Regeln entfalten nur dann eine positive Wirkung (und führen nicht zu Missstimmungen), wenn Führungskräfte und Mitarbeiterinnen ihren Sinn verstehen. Informieren Sie Ihr Management frühzeitig über die kommenden Pflichten und beraten Sie, wie man intern darüber spricht. Schulungen für HR und Führungskräfte sind ratsam, z.B. zum Umgang mit Gehaltsanfragen oder zu unbewussten Bias in der Entgeltfindung.

  Auch sollten bestehende Gehaltsverhandlungspraktiken überprüft werden:

  Ist allen klar, dass Fragen nach dem bisherigen Gehalt tabu sind?

  Wissen Recruiter, wie sie Gehaltsspannen kommunizieren?

  Intern kann das Thema Entgelttransparenz durchaus positiv vermittelt werden – etwa als Chance zur Steigerung der Fairness und Attraktivität* des Unternehmens.

Fazit

Unternehmen sollten nicht abwarten, bis das Gesetz in Kraft ist, sondern die „Extrazeit“ jetzt nutzen. Wer früh anfängt, kann den Wandel mitgestalten und Transparenz als Vorteil nutzen. Im besten Fall führt die Vorbereitung dazu, dass man 2026 lediglich bereits gelebte Praxis formalisiert.